Reisekosten

I. Steuerrecht:1. Begriff: Aufwendungen für Geschäftsreisen oder Geschäftsgänge (laut Einkommensteuerrecht) bzw. für Dienstreisen oder Dienstgänge (laut Lohnsteuerrecht); der Begriff des Geschäfts- bzw. Dienstgangs ist ab 1.1.1996 weggefallen und in den Geschäfts- bzw. Dienstreisen aufgegangen.

- a) Eine Geschäftsreise von selbstständigen Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten, selbstständig Tätigen bzw. eine ⇡ Dienstreise von ⇡ Arbeitnehmern liegt vor, wenn der Steuerpflichtige aus betrieblichen oder beruflichen bzw. dienstlichen Gründen vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner betrieblichen Tätigkeit entfernt tätig wird.

- b) Zu den R. gehören: Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Unterbringungskosten und Nebenkosten, z.B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefon, Telegramme, Porto, Garage, Parkplatzgebühren, öffentliche Verkehrsmittel oder Pkw am Reiseort.

- 2. R. bei Geschäftsreisen sind, wenn diese durch den Betrieb veranlasst sind, ⇡ Betriebsausgaben. R. bei Dienstreisen sind, soweit sie durch den ⇡ Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt werden, als ⇡ Werbungskosten bei der Einkommenssteuer abzugsfähig. Ist eine Trennung vom privaten Reiseaufwand nicht möglich, so gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abzugsfähigen Kosten der Lebensführung.

- 3. Als R. abzugsfähig sind: a) I.d.R. nur die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen oder zumindest glaubhaft gemachten Aufwendungen. Bei Mehraufwendungen für Verpflegung ist die Abzugsfähigkeit für Geschäfts- und Dienstreisen jedoch nur pauschal möglich. Für jeden Kalendertag sind anzusetzen: (1) Bei 24-stündiger Abwesenheit 24 Euro; (2) bei mindestens 14-stündiger Abwesenheit 12 Euro; (3) bei mindestens 8-stündiger Abwesenheit 6 Euro. Für tagesübergreifende Tätigkeiten und Auslandstätigkeiten gelten besondere Bestimmungen (§ 4 V Nr. 5 EStG; § 9 V EStG).

- b) Die Erstattung der Übernachtungskosten bei Dienstreisen eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit keine höheren Beiträge erstattet werden, als als Werbekosten abziehbar wären. Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei zahlen, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht aus dienstlichen Gründen unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat (R 40 III LStR). Für Übernachtungskosten anlässlich einer Geschäftsreise werden außer bei Auslandsreisen keine Pauschbeträge gewährt.

- c) Für Fahrtkosten bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs: Je gefahrenen km bei einem Pkw 0,30 Euro, beim Motorrad/Motorroller 0,13 Euro und Fahrrad mit Motor 0,08 Euro, ohne Motor 0,05 Euro.

- 4. Aufwendungen für Unterbringung und Mehraufwendungen für Verpflegung bei ⇡ Auslandsreisen.

II. Kostenrechnung:R. werden überwiegend den Verwaltungs- und Vertriebskostenstellen zugerechnet; sie können aber auch für andere Kostenstellen (Einkauf, Betrieb) anfallen. I.d.R. werden sie direkt anhand der Reiseabrechnungen verteilt; auftragsweise Verrechnung als Sonderkosten ist möglich.

- Für ⇡ Vertreterkosten besondere Kostenart des Vertriebsbereichs.